江門市住房和城鄉建設局

關于首次成立業主大會和業主委員會工作指引

一、申請成立首次業主大會

（一）業主申請

小區熱心公益的業主向街道辦事處（鄉鎮人民政府）提交《成立首次業主大會和業主委員會申請書》

首次成立業主大會的條件

一個物業管理區域內，符合以下兩款情形之一的，業主可以向街道辦事處（鄉鎮人民政府）提出成立業主大會的書面要求：

1.20%以上業主聯名的；

2.已交付使用的物業建筑面積達到物業管理區域建筑面積50%以上的。

（二）政府倡議

收到業主的申請后，街道辦事處（鄉鎮人民政府）應當根據小區的開發建設情況，審議業主的請求是否符合成立業主大會條件的規定，并3日內答復業主。

業主的書面請求符合成立業主大會條件規定的，由街道辦事處（鄉鎮人民政府）負責組織發動工作，在物業管理區域顯著位置貼出《關于成立首次業主大會和業主委員會的倡議》，告知全體業主關于籌備成立首次業主大會的有關事宜。《關于成立首次業主大會和業主委員會的倡議》應在物業管理區域顯著位置公示不少于7日。

二、成立首次業主大會籌備組

（一）籌備組成員的組成

由業主代表、建設單位以及街道辦事處（鄉鎮人民政府）代表7～15人組成。

籌備組成員人數應為單數，其中業主代表應當不少于業主大會籌備組人數的60%。業主代表應由物業管理區域內的住宅業主和非住宅業主組成。業主代表的人數由街道辦事處（鄉鎮人民政府）根據小區的物業規模、物業用途等因素確定。

（二）籌備組業主代表應符合的條件

    籌備組業主代表建議從具備以下條件的業主中產生：

1.具有完全民事行為能力；

2.遵紀守法，熱心公益事業，責任心強，具有較強的公信力和組織能力；

3.履行業主義務，按時交納物業服務費用和住宅專項維修資金，無損害公共利益行為；

4.本人及其近親屬未在為本小區提供物業服務的企業及其下屬單位任職。   

（三）成立首次業主大會籌備組程序

1.籌備組工作方案制定

在《關于成立首次業主大會和業主委員會的倡議》公示期間，街道辦事處（鄉鎮人民政府）應根據業主的反饋意見和小區規模、樓宇類別的實際情況會同物業所在地的區、縣住房城鄉建設主管部門研究制定《推選產生業主大會籌備組的工作方案》（以下簡稱為“籌備組工作方案”），開展組織籌備成立業主大會籌備組的相關工作。

籌備組工作方案應明確籌備組人數、候選人的條件、產生的方式和要求（自薦或推薦）、報名期限等內容。

2.籌備組工作方案公示

籌備組工作方案在物業管理區域顯著位置公示不少于7日，并在小區內設點收集業主的意見。

公示期間業主可實名提出書面的反饋意見，業主提出異議的，由街道辦事處（鄉鎮人民政府）組織協商并確定工作方案。

3.業主自薦或推薦

籌備組工作方案公示期屆滿后，按照籌備組工作方案擬定的程序和要求，由自薦或推薦參與籌備組成員的業主填寫《籌備組成員候選人自薦（推薦）表》，并將表格送街道辦事處（鄉鎮人民政府）。

4.籌備組的產生

街道辦事處（鄉鎮人民政府）收到《籌備組成員候選人自薦（推薦）表》后，應對照籌備組業主代表的條件進行核實，對不符合條件的自薦（推薦）人，應取消其候選資格，并告知相關自薦（推薦）人。

籌備組業主代表候選人人數不足的，街道辦事處（鄉鎮人民政府）組織業主再次推薦；經再次推薦，業主代表候選人人數仍未達到規定人數的，籌備首次業主大會和業主委員會工作終止。

街道辦事處（鄉鎮人民政府）應按照籌備組工作方案的要求選舉產生籌備組成員。考慮到籌備組成員的代表性和廣泛性，籌備組成員原則上從擁有不同用途物業的業主中產生。

業主為法人或者其他組織，委托其工作人員參加籌備組，應當書面委托。

街道辦事處（鄉鎮人民政府）應當書面通知該物業小區建設單位（公有住房出售單位）授權委托一名代表參加籌備組工作。建設單位收到通知后5日內，應當將填寫好的《建設單位（公有住房出售單位）參加籌備組成員情況表》及時提交給街道辦事處（鄉鎮人民政府）。建設單位（公有住房出售單位）已不存在或者未及時回復街道辦事處（鄉鎮人民政府）通知的，視為其放棄籌備組成員資格。

建設單位（公有住房出售單位）放棄籌備組成員資格的，仍應履行其提交相關資料的義務。

5.籌備組的確立

產生籌備組業主代表后，街道辦事處（鄉鎮人民政府）將籌備組成員名單，以書面形式在物業管理區域內張貼公示不少于7日，公示期間，業主有異議的，應當向街道辦事處（鄉鎮人民政府）提出書面意見。業主代表存在不符合籌備組業主代表條件情形的，由街道辦事處（鄉鎮人民政府）取消其業主代表資格。因取消籌備組業主代表資格造成籌備組人數不足的，《籌備組工作方案》有補充規定的從其規定；無補充規定的，可以按照選舉籌備組業主代表得票數依次遞補。

籌備組業主代表名單確定后，街道辦事處（鄉鎮人民政府）委派代表擔任籌備組組長，召集籌備組全體成員組織召開籌備組第一次會議，形成《關于江門市     市（區）     鎮（街道）     住宅小區（大廈）業主大會籌備組成員名單的公告》，并在物業管理區域內顯著位置公告，籌備組自公告之日起成立。

若籌備組通過上述流程后仍未能成立的，或者籌備組自成立之日起6個月內，未能組織召開首次業主大會會議表決通過管理規約和業主大會議事規則、并選舉產生業主委員會的，籌備組自行解散，應當按規定重新向物業所在地街道辦事處（鎮人民政府）提出成立業主大會書面申請。

6.籌備組應當開展的籌備工作

籌備組組織制訂《首次成立業主大會的工作方案》，按照法律規定開展成立首次業主大會的籌備工作：

（1）確認并公示業主身份、業主人數以及所擁有的專有部分面積；

（2）確定首次業主大會會議召開的時間、地點、形式和內容；

（3）草擬管理規約、業主大會議事規則；

（4）依法確定首次業主大會會議表決規則；

（5）制定業主委員會委員候選人產生辦法，確定業主委員會委員候選人名單；

（6）制定業主委員會選舉辦法；

（7）完成召開首次業主大會會議的其他準備工作。

三、確定業主人數和投票權數

籌備組向建設單位或物業服務企業索取業主資料，確認業主人數，確定每戶業主在首次業主大會上的投票權數。

建設單位和物業服務企業應當協助業主大會籌備組工作，向業主大會籌備組提供物業管理區域證明、房屋及建筑物面積清冊、業主清冊、建筑規劃總平面圖、交付使用共用設施設備的證明、物業服務用房配置證明、已籌集的住宅專項維修資金清冊等文件資料，并在物業管理區域提供相應的人力、場地支持。

投票權數為專有部分面積占建筑物總面積權重。面積和業主人數按照下列方式確定：

（一）專有部分面積，按照建筑面積計算；建筑物總面積，按專有部分面積之和計算。

（二）建設單位已經出售的專有部分的業主人數，一戶按一人計算；建設單位未出售的專有部分按一人計算；總人數，按照兩者之和計算。

車位、攤位等特定空間可以在《業主大會議事規則》中約定是否計入用于確定業主投票權數的專有部分面積內。

未參加表決的業主，其投票權數應當按照《業主大會議事規則》中約定是否計入已表決的多數票范圍內。

四、草擬《業主大會議事規則》和《管理規約》征求意見稿

籌備組自成立備案后，應按照籌備組職責要求，參照江門市住房和城鄉建設局制定的《業主大會議事規則（示范文本）》和《管理規約（示范文本）》擬定《業主大會議事規則》和《管理規約》兩份征求意見稿。其中：

（一）《管理規約》應當對下列主要事項作出約定： 

1.物業的使用、維護、管理；

2.專項維修資金的籌集、管理和使用；

3.物業共用部分的經營與收益分配；

4.業主共同利益的維護；

5.業主共同管理權的行使；

6.業主應盡的義務；

7.違反管理規約應當承擔的責任等。

（二）《業主大會議事規則》應當對下列主要事項作出約定： 

1.業主大會名稱及相應的物業管理區域；

2.業主委員會的職責；

3.業主委員會議事規則；

4.業主大會會議召開的形式、時間和議事方式；

5.業主投票權數的確定方法；

6.業主代表的產生方式；

7.業主大會會議的表決程序；

8.業主委員會委員的資格、人數、任期和職務終止等；

9.業主委員會換屆程序、業主委員會委員補選辦法等；

10.業主大會、業主委員會工作經費的籌集、使用和管理；

11.業主大會、業主委員會印章的使用和管理。

五、推選首屆業主委員會候選人

（一）業主委員會委員條件

業主委員會委員應當從具備以下條件的業主中選舉產生：

1.具有完全民事行為能力；

2.遵紀守法，熱心公益事業，責任心強，具有較強的公信力和組織能力；

3.遵守管理規約，履行業主義務，按時交納住宅專項維修資金和物業服務費用，無損害公共利益行為；

4.本人及其近親屬未在為本物業管理區域提供物業服務的企業及其下屬單位任職；

（二）業主委員會組成

考慮到業主委員會的代表性和廣泛性，業主委員會成員原則上從擁有不同用途物業的業主中產生。業主委員會一般由5-15人的單數委員組成，每屆任期不超過5年，可以連選連任，具體人數、任期由業主大會議事規則約定。業主委員會主任、副主任在業主委員會委員中推選產生。

業主委員會委員是否實行差額選舉以及實行差額選舉的差額比例由業主大會議事規則約定。

業主委員會實行差額選舉的，未當選業主委員會委員且得票數達到法定票數的候選人，可以按照得票順序當選業主委員會候補委員。候補委員人數由業主大會議事規則約定。候補委員可以列席業主委員會會議，不具有表決權。

（三）推選首屆業主委員會委員候選人的程序

1.籌備組發出推薦通知和公示有關文件

籌備組發出《關于自薦（推薦）業主委員會委員候選人的通知》和《關于       住宅小區（大廈）首次業主大會會議討論事項的公告》，同時公示征求《業主大會議事規則（草案）》和《管理規約（草案）》的意見，以上文件在物業管理區域顯著位置公示不少于7日。

籌備組公示征求《業主大會議事規則（草案）》和《管理規約（草案）》意見的同時，應當公告江門市住房和城鄉建設局制定的《業主大會議事規則（示范文本）》和《管理規約（示范文本）》供業主參考。

2.業主推薦候選人、對公示文件提出意見和建議

在業主委員會候選人自薦（推薦）期間，符合候選人資格條件的業主填寫《業主委員會委員候選人簡歷表》，或者提供《業主委員會委員候選人推薦表》和《業主代表（業主委員會候選人）承諾書》。連同本人身份證原件（核對原件后退還）、復印件和房產證明原件（核對原件后退還）、復印件一起交給籌備組。

在公示期內，業主可向籌備組提出對《業主大會議事規則（草案）》和《管理規約（草案）》的修改意見和建議。

六、確定業主委員會委員候選人和《業主大會議事規則（表決稿）》、《管理規約（表決稿）》

（一）確定業主委員會委員候選人

籌備組在公示期滿后將收集到的名單和資料做好整理核實，最終確定候選人名單。業主委員會委員候選人人數少于業主大會議事規則約定的業主委員會委員人數的，由籌備組繼續組織業主推薦。 

（二）確定《業主大會議事規則（表決稿）》、《管理規約（表決稿）》

根據業主提出意見和建議，對《業主大會議事規則（草案）》和《管理規約（草案）》進行修改和完善。

七、首次業主大會會議的召開

（一）發出召開業主大會會議通知

籌備組將整理核實過的候選人名單與簡歷表、《首次業主大會會議表決規則》和修改后的《業主大會議事規則（表決稿）》與《管理規約（表決稿）》等資料形成《業主大會工作方案》。

籌備組將《關于召開首次業主大會的通知》與《業主大會工作方案》在首次業主大會會議召開15日前以書面形式在物業管理區域的顯著位置公告。

同時，籌備組將《關于召開首次業主大會的通知》在首次業主大會會議召開15日前以下列方式之一送達業主：

1.當面遞交書面通知；

2.將書面通知放入業主信箱或業主的物業專有部分內；

3.郵寄書面通知；

4.其他法定方式。

在公示期內，業主對公告內容有異議的，可向籌備組提出，籌備組應當記錄并作出答復。業主委員會委員候選人存在不符合業主委員會委員條件情形的，由籌備組取消其業主委員會委員候選人資格。因取消業主委員會委員候選人資格造成候選人人數少于業主大會議事規則約定的業主委員會委員人數的，由籌備組繼續組織業主推薦。

在發出《關于召開業主大會的通知》的同時，籌備組及時告知物業所在地的住房城鄉建設主管部門、街道辦事處（鄉鎮人民政府），并印刷好《選舉業主委員會委員選票》和《業主大會議事規則、管理規約表決票》。

（二）召開首次業主大會會議

業主大會會議可以采用集體討論或者書面征求意見的形式，也可以采取集體討論與書面征求意見相結合的形式召開。采用的表決方式必須與《業主大會議事規則》規定相一致。

業主大會會議采用集體討論形式的，按照下列程序進行：

1.籌備組組織會議簽到并核實到會業主身份，發放選票(表決票)；

2.表決《管理規約》、《業主大會議事規則》等；

3.選舉業主委員會委員；

4.回收選票；

5.現場公開計票；

6.現場公布業主大會會議結果，并填寫《       小區首次業主大會表決票驗票結果確認書》和《       小區首屆業主委員會選舉驗票結果確認書》；

業主大會會議采用書面征求意見形式的，按照下列程序進行：

1.發放選票(表決票)。采用書面征求意見形式的，應當將征求意見書和相關的文件送交每一位業主；無法送達的，應當在物業管理區域顯著位置公告。

2.組織投票。投票采用“流動投票”及“固定投票”相結合的方式進行；投票時間建議不少于10天，具體時間由籌備組會議決定，并在物業管理區域顯著位置公告。

3.組織計票。投票結束后，由業主大會籌備組組成監票組、計票組，進行現場驗票、計票；計票結束后，應當填寫《       小區首次業主大會表決票驗票結果確認書》和《       小區首屆業主委員會選舉驗票結果確認書》，屆時，籌備組應組織發動業主現場監督，必要時可邀請公證機構現場公證。

4.按需要延長回收選票時間。如果回收的選票未達到規定票數，籌備組可以延長回收選票時間。需要延長回收選票時間的，籌備組應當將延期決定在物業管理區域顯著位置進行公示，公示不少于7日。公示期滿后，應告知街道辦事處（鄉鎮人民政府）。在回收選票延長期內，籌備組應積極發動未投票的業主參與投票。

物業管理區域內業主人數較多的，可以幢、單元、樓層為單位，推選一名業主代表參加業主大會會議，推選及表決辦法應當在業主大會議事規則中規定。

業主委托代理人參加業主大會會議的，必須符合《業主大會議事規則》約定，業主和代理人應當簽訂《業主參加業主大會委托書》，代理人持業主委托書并根據委托內容進行投票表決，委托書應載明委托內容、委托期限、委托權限等內容。

首次業主大會會議，投票表決產生《業主大會議事規則》、《管理規約》、業主委員會委員等事項，首次業主大會按照《首次業主大會議事規則》規定是否實行差額投票選舉方式產生首屆業主委員會，并確定委員人數。

以上表決事項應當經專有部分占建筑物總面積過半數的業主且占總人數過半數的業主同意，方能通過。

業主大會和業主委員會依法成立完成之日起10日內，籌備組將業主大會會議資料、業主名冊等有關資料移交給業主委員會，其職責自行終止。

若業主大會按照上述流程仍未能通過的，應當按規定重新向物業所在地街道辦事處（鎮人民政府）提出成立業主大會書面申請。因業主表決未達到法定條件業主大會未能通過的，籌備組以及部分籌備工作在下一次的業主大會成立活動中可以有效。

八、業主委員會成立

（一）首次業主大會會議結果公示

業主大會自首次業主大會會議表決通過《管理規約》、《業主大會議事規則》，并選舉產生業主委員會之日起成立。

將首次業主大會的投票表決結果、業主委員會名單在物業管理區域顯著位置公示，采用書面征求意見形式的，應將書面征求意見的結果在物業管理區域內公示不少于30日，業主有權查詢相關材料。

《管理規約》、《業主大會議事規則》表決的公示內容應當包括業主的房號和專有部分面積，業主對《管理規約》、《業主大會議事規則》的贊同、反對、棄權意見，全體業主對《管理規約》、《業主大會議事規則》贊同、反對、棄權意見的匯總結果等。業主委員會委員表決的公示內容應當包括業主的房號和專有部分面積，業主對業主委員會委員候選人的贊同、反對、棄權意見，全體業主對業主委員會委員候選人的贊同、反對、棄權意見的匯總結果等。

（二）復查表決結果

在表決結果公示期間，業主要求復查表決結果的，籌備組應當及時答復。

業主要求查驗表決票的，籌備組應當將業主本人的表決票供其查驗。業主本人查驗表決票，應當持本人身份證和有效房產證明申請；業主委托他人查驗表決票，委托人應當持業主出具的書面委托書，業主本人的身份證和有效房產證明申請。委托書應當載明委托事項、委托權限及期限。

業主委員會應將業主投表決票選票及召開業主大會的相關資料妥善保存。

（三）推選業主委員會主任、副主任及業主委員會分工

業主委員會自產生之日起7日內召開首次業主委員會會議，推選產生主任1人，副主任1～2人，以及其他職責人員。

（四）備案

業主委員會應當自選舉產生之日起30日內，持下列材料（一式兩份）向物業所在地的街道辦事處（鄉鎮人民政府）和區、縣住房城鄉建設主管部門辦理備案手續：

1.《江門市業主委員會備案申請表》；

2.《管理規約》、《業主大會議事規則》；

3.業主大會的會議記錄、會議決定和會議表決結果；

4.業主委員會委員（候補委員）名單及其基本情況、分工安排；

5.其他資料。

物業所在地的區、縣人民政府房地產行政主管部門應當在收到上述材料后5日內發出《業主委員會備案回執》。

業主委員會收到備案回執后，應將備案情況告知物業服務企業，并在物業管理區域的顯著位置公告。

備案的有關事項發生變更的，業主委員會應當自變更之日起15日內書面報告物業所在地的區、縣人民政府房地產行政主管部門和街道辦事處、鄉鎮人民政府。

（五）刻制印章及對印章的管理和使用

業主委員會辦理備案手續后，可持備案回執向公安機關申請刻制業主委員會印章。印章應當標明業主委員會的屆數。

業主委員會應當建立印章管理規定，并指定專人保管印章。應當根據業主大會議事規則的約定和業主大會的決定使用業主委員會印章。

九、業主委員會委員的終止和遞補

業主委員會委員有下列情況之一的，其委員資格自行終止：

（一）因物業轉讓、滅失等原因不再是業主的；

（二）喪失民事行為能力的；

（三）依法被限制人身自由的；

（四）法律、法規以及管理規約規定的其他情形。

業主委員會委員有下列情況之一的，由業主委員會三分之一以上委員或者持有20%以上投票權數的業主提議，業主大會或者業主委員會根據業主大會的授權，可以決定是否終止其委員資格：

（一）以書面方式提出辭職請求的；

（二）不履行委員職責的；

（三）利用委員資格謀取私利的；

（四）拒不履行業主義務的；

（五）侵害他人合法權益的；

（六）因其他原因不宜擔任業主委員會委員的。

業主委員會委員職務終止，有候補委員的，由候補委員依次遞補。業主委員會應當及時將業主委員會委員職務終止和候補委員遞補的情況在物業管理區域的顯著位置公告。

業主委員會任期內，委員出現空缺時，應當及時補足。業主委員會委員候補辦法由業主大會決定或者在業主大會議事規則中規定。業主委員會委員人數不足總數的二分之一時，應當召開業主大會臨時會議，重新選舉業主委員會。

業主委員會委員缺員，由候補委員遞補后仍不足五人，或者后期物業的業主入住后需增補業主委員會委員的，業主委員會應當組織召開業主大會會議補選業主委員會委員。

業主委員會委員集體辭職的，應當召開業主大會會議重新選舉業主委員會。業主可以向物業所在地街道辦事處、鄉鎮人民政府提出協助要求，街道辦事處、鄉鎮人民政府應當給予協助。

附件：1.《江門市成立首次業主大會和業主委員會流程圖》

2.《成立首次業主大會和業主委員會申請書》

3.《關于成立首次業主大會和業主委員會的倡議》

4.《籌備組成員候選人自薦（推薦）表》

5.《建設單位（公有住房出售單位）參加籌備組成員情況表》

6.《關于江門市     市（區）     鎮（街道）     住宅小區（大廈）業主大會籌備組成員名單的公告》

7.《關于自薦（推薦）業主委員會委員候選人的通知》

8.《關于       住宅小區（大廈）首次業主大會會議討論事項的公告》

9.《業主委員會委員候選人簡歷表》

10.《業主委員會委員候選人推薦表》

11.《業主代表（業主委員會候選人）承諾書》

12.《首次業主大會會議表決規則》

13.《關于召開首次業主大會的通知》

14.《選舉業主委員會委員選票》

15.《業主大會議事規則、管理規約表決票》

16.《業主參加業主大會委托書》

17.《       小區首次業主大會表決票驗票結果確認書》

18.《       小區首屆業主委員會選舉驗票結果確認書》

19.《江門市業主委員會備案申請表》

20.《業主大會議事規則（示范文本）》

21.《管理規約（示范文本）》